個人情報保護方針

 基本方針

政策・情報学生交流会スタッフ会(以下,本会)は,情報化社会において個人情報の取扱いに対する関心が高まっていることに鑑み,個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号.以下,法)の趣旨を尊重して独自に策定した個人情報保護方針にのっとり,個人情報の収集や取り扱いに細心の注意を払ってまいります.
本会はこの方針によって,参加者の皆様をはじめとするステークホルダーの皆様に対して,個人情報の適正な取り扱いに努めることをお約束するとともに,社会の公器である学生団体としての社会に対する責任を果たしていくことを目指します.

取得

本会は,政策・情報学生交流会(以下,交流会)の開催のため,参加者の皆様から様々な個人情報をお預かりいたしますが,その取得に当たっては,偽りその他不正の手段によらず,適正に取得いたします.
原則として,取得はご本人様からのみ行うものとし,ご本人様以外から取得する場合は,事前または事後にご連絡するものとします.

取得する個人情報

本会が取得する個人情報は以下の通りです.以下に列挙のない個人情報については,ご本人様の同意を得た上で取得するものとします.

利用目的

本会は,以下の目的の達成に必要な範囲において,取得した個人情報を利用いたします.以下に列挙のない目的については,法第16条第3項各号に規定する場合²を除くほかは,ご本人様の同意を得たうえで利用するものとします.
なお,目的は達成するため,取得した個人情報から個人情報データベース等³を作成することがあります.
①交流会の参加に必要な連絡,および書類等を送付するため
(例:費用の徴収,メーリングリストの作成,郵送,交流会中の企画に際し必要な確認作業)
②参加者の利便性を向上し,安心安全な参加を確保するため
(例:保険の一括加入,ツアーバスの利用)
③参加者同士の親睦を深めるため
(例:自己紹介冊子及び名刺等への掲載,SNS上でのグループ等の作成)
④交流会の発展及び,次回交流会開催の連絡のため
(例:次回以降の案内,個人が識別できない状態にしたうえでの統計処理)

安全管理

本会は,その取り扱う個人データ⁴の漏えい,滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のため、以下の必要かつ適切な措置を講じます.
①組織的安全管理措置
総代表を個人情報管理責任者とし,個人情報に係る一切のスタッフ業務について,個人情報管理責任者が把握,及び指導します.
②人的安全管理措置
スタッフは,業務上知り得た個人情報に対する守秘義務を負います.また,この方針に基づいた管理を徹底するよう指導するとともに,研修等によって意識の向上を図ります.
委託先及び提供先に対しては,本会が個人情報の保護について重大な関心を寄せていることを示し,この方針を尊重するよう求めます.
③物理的安全管理措置
原則として,個人情報データベース等は電磁的記録によって保管することとし,紙媒体(個人情報データベース等の作成のために用いた個人情報を記録したもの及び個人情報データベース等から出力した個人情報が印字されたもの)は,必要がなくなった時点で速やかに破棄するものとします.
原則として,個人情報データベース等は信頼できるクラウドサーバーに保存するものとし,スタッフは必要に応じて自身のローカル環境に複製します.ローカル環境に置かれた個人情報データベース等は,必要がなくなった時点で速やかに削除するものとします.ローカル環境への複製においては,可能な限り運搬不能なコンピュータに保存し,可搬コンピュータ又は可搬性外部記録媒体に保存するとき及び紙媒体に出力するときは,その放置を禁止することで盗難等を防止します.また,運搬不能なコンピュータにおいて個人データを取り扱う際でも,離席時等にはパスワードによるアクセス制限を実施することで盗み見等を防止するよう徹底します.
④技術的安全管理措置
個人情報データベース等に対しては,ファイル自体,保存媒体又は保存コンピュータのOSにおいてパスワードによるアクセス制限を実施します.
スタッフ個人のコンピュータについては,OS,アプリケーション等に対するセキュリティ対策用修正ソフトウェアを適切に適用し,及びセキュリティソフトを常に最新の状態に保つよう指導し,個人データを取り扱う情報システムに不正なソフトウェアの攻撃を防止するよう努めます.

委託

本会は,参加者の中から指定された以下のもの(以下,指定業務者)に対して,その業務範囲の限りにおいて,個人データの取扱いを委託することがあります.指定業務者に対しては,この方針を尊重するよう求めます.
①ツアー引率者
各エリアと開催地との間にバスツアーを企画し,参加者を運送する場合において,その利用者の出欠を管理し,およびバス会社との折衝に当たる.
②分科会チューター
交流会の企画の一つである分科会企画を主催し,割り当てられた参加者の企画への参加を促し,当日は安全に管理し,並びに事前及び事後のフォローに当たる.

第三者への提供

本会は,法第23条第1項各号に規定する場合⁵及び以下の場合除くほか,あらかじめご本人様の同意を得ないで,個人データを第三者に提供することはありません.
①安全管理上の都合から,開催施設に対して,その求めに応じて参加者の個人データを提供する場合

開示,内容の訂正,追加及び削除,利用停止並びに消去

本会は,ご本人様から,当該ご本人様が識別される保有個人データ⁶の開示,内容の訂正,追加及び削除,利用停止並びに消去を求められたときは,速やかに対応いたします.ただし,その程度によっては,交流会への参加をお断りする場合がありますので,ご了承ください.なお,その際の返金等には応じかねますので,予めご容赦ください.

各回の扱い

交流会は開催回事に独立したスタッフ会によって企画運営されますが,個人情報データベース等は必要な範囲で引継ぎを受けます.ただし.当該回に関係のない個人データについては,統計処理のように供するほかは,速やかに削除いたします.
冊子をはじめとする,印刷され,広く参加者に配布された媒体については,デザイン等の資料として,電磁的記録又は紙媒体によって各回に引継ぎ,また保存します.

写真・映像の特則

個人情報のうち,写真及び映像については,以上の文言にかかわらず,以下の特則によります.
参加者の皆様が被写体となった写真及び映像は,参加者同士の親睦,交流会の広報及び宣伝並びにステークホルダーへの報告のために,交流会の前,最中及び後において,事前又は事後の連絡なく公開し,および提供することがあります.その際,写真及び映像は不正利用のないようその目的の限度にとどめた公開及び提供を心がけます.
ご本人様から,当該ご本人様が被写体となる写真及び映像に係る公開又は提供の停止を求められたときは,可能な限りで対応いたします.ただし,その利用状況によっては,ご希望に添いかねる場合もございます.また,停止前に既に公開され,又は提供された分については回収等いたしかねますので,予めご容赦ください.

平成29年11月1日策定
(第46回 政策・情報学生交流会)

¹法第2条第1項
生存する「個人に関する情報」であって,特定の個人を識別することができるものをいう.氏名,性別,生年月日等個人を識別する情報に限られず,個人の身体,財産,職種,肩書等の属性に関して,事実,判断,評価を表す全ての情報であり,評価情報,公刊物等によって公にされている情報や映像,音声による情報も含まれ,暗号化等によって秘匿化されているかどうかを問わない.
また,他の情報と用意に照合することができ,それにより特定の個人を識別することができるものを含むが,これは例えば,通常の作業範囲において,個人情報データベース等にアクセスし,照合することができる状態をいい,他の事業者への照会を要する場合等であって照合が困難な状況を除く.
²①法令に基づく場合
②人の生命,身体又は財産の保護
③公衆衛生の向上等
④国の機関等への協力
³法第2条第2項
特定の個人情報を,コンピュータ等を用いた検索することができるように体系的に構成した,個人情報を含む情報の集合体,又はコンピュータを用いていない場合であっても,カルテや指導要録等,紙面で処理した個人情報を一定の規則(例えば,五十音順)に従って整理・分類し,特定の個人情報を容易に検索することができるよう,目次,索引,符号等を付し,他人によっても容易に検索可能な状態に置いているものをいう.
⁴法第2条第4項
個人情報取扱事業者が管理する「個人情報データベース等」を構成する個人情報をいう.本会は個人情報取扱事業者ではないが,この方針においては,それに準ずるものとする.
⁵前期²に同じ
⁶法第2条第5項
個人情報取扱事業者が,本人又はその代理人から求められる開示,内容の訂正,追加又は削除,利用の停止,消去及び第三者への提供の全てに応じることができる権限を有する「個人データ」をいう.本会は,個人情報取扱事業者ではないが,この方針においては,それに準ずるものとする.